Qué es un dosier de patrocinio (y qué no es)
Un dosier de patrocinio es una propuesta de colaboración por escrito: explica qué organizas, a cuánta gente llegas y qué se lleva a cambio quien pone dinero o producto. Lo lee el dueño de una panadería, el gerente de un hotel o la persona que lleva el marketing de una empresa de la comarca, casi siempre en el móvil y entre dos clientes.
No es la memoria de la asociación ni el programa de fiestas. Si tiene veinte páginas, nadie pasa de la tercera. Un buen dosier cabe en dos o tres páginas y responde a una sola pregunta: ¿por qué me conviene a mí?
Lo que un comercio quiere saber en 30 segundos
- Qué es y cuándo: nombre del evento, fechas y lugar.
- A quién llega: asistentes, vecinos, seguidores en redes. Cifras reales del año pasado; si no las tienes, dilo y da una estimación prudente.
- Qué se lleva: en qué piezas aparece su marca, cuántas veces y dónde.
- Cuánto cuesta: un precio cerrado por nivel, con o sin IVA según corresponda.
- Con quién hablar: un nombre y un teléfono.
Estructura de un dosier de patrocinio que puedes copiar
Esta es la estructura que usamos en nuestras campañas. Puedes seguirla tal cual en un documento de texto o en Canva.
| Apartado | Qué poner |
|---|---|
| Portada | Nombre del evento, fechas y, si puedes, «Propuesta para [nombre del comercio]». Personalizarlo multiplica las respuestas. |
| El evento en cifras | Tres datos como mucho: días, actividades y público. Marca como «ejemplo» o «estimación» lo que no esté medido. |
| Por qué a ti | Dos o tres motivos pensados para ese comercio: está en la plaza donde se hacen los actos, su clientela es la del evento, ya colaboró otros años. |
| Niveles | Uno, dos o tres niveles con nombre y precio. Más de tres confunde. |
| Qué se lleva | Las piezas concretas: post de agradecimiento, story, el horario del día patrocinado, su logo en la portada del evento. |
| Calendario | Hasta cuándo puede confirmar y cuándo se publica cada pieza. |
| Pago y factura | Cómo se paga, a nombre de quién va la factura o el recibo y el plazo. |
| Contacto | Una persona, un teléfono y un correo. Nada de formularios. |
Niveles de colaboración: cuántos y de cuánto
Para un evento pequeño basta con un solo nivel: todos pagan lo mismo y todos reciben lo mismo. Es más fácil de explicar y evita que un comercio se sienta de segunda. Si el evento es grande, tres niveles funcionan bien: uno de entrada, uno intermedio y uno principal con un único hueco.
Pon el precio pensando en lo que el comercio recibe, no en lo que te falta para cuadrar el presupuesto. A modo de ejemplo, en unas fiestas de pueblo puede tener sentido algo así: colaborador por 100 €, patrocinador de un día por 250 € y patrocinador principal por 600 €. Ajusta las cifras a tu localidad.
Consejo
Ofrece formatos en los que la marca va dentro de algo útil —el mapa de las fiestas, el horario de hoy, el momento del día— en lugar de un logo más en un muro. Se ven más y el patrocinador lo entiende enseguida.
Plantilla gratis
Esta estructura, ya maquetada: ocho páginas en PDF con huecos para rellenar, tres niveles de ejemplo y el guion para presentarlo en el comercio.
Errores que hacen que un dosier no funcione
- Cifras infladas. El comercio conoce su pueblo: si dices 20.000 asistentes y son 3.000, pierdes la confianza.
- El mismo PDF para todos. Una portada con su nombre y un «por qué a ti» propio marcan la diferencia.
- Solo ofrecer el logo. «Tu logo en el cartel» ya no convence a nadie.
- Letra pequeña y demasiadas páginas. Se va a leer en el móvil.
- Mandarlo sin que lo pidan. Enviar publicidad por correo a quien no la ha pedido está limitado por la ley (LSSI, art. 21). Habla primero en persona o por teléfono y manda el dosier cuando te lo pidan.
Después del sí
El dosier abre la puerta; lo que hace que el patrocinador repita es cumplir. Publica lo prometido en las fechas acordadas, con la etiqueta «Publicidad» o «Patrocinado por» visible, y al terminar mándale un pequeño informe con capturas y alcance. Tienes el proceso completo en cómo conseguir patrocinadores paso a paso, y si es para un club, en patrocinadores para un club deportivo.